Manual de Usuario

1. Qué es VisitControl

VisitControl es una aplicación de control y registro digital de visitantes diseñada específicamente para empresas del sector alimentario e industrial con certificaciones de calidad (ISO 9001, IFS, BRC, FSSC 22000) y obligaciones de protección de datos (RGPD).

Sustituye los registros en papel del control de acceso de visitantes por un sistema digital compuesto por dos elementos: un formulario táctil en tablet para que el visitante se registre al llegar, y un panel de administración en PC para que el responsable de calidad configure, supervise y exporte los datos.

1.1. Por qué digitalizar el control de visitantes

• Eliminación del papel: los registros se almacenan en base de datos local, protegidos y respaldados automáticamente.
• Cumplimiento RGPD: consentimiento explícito, información sobre tratamiento de datos, derechos del visitante, todo integrado en el flujo de registro.
• Instrucciones de seguridad: antes de acceder, el visitante lee y acepta las normas de la empresa (seguridad, higiene, protocolos específicos de la zona).
• Trazabilidad completa: cada visita queda asociada a nombre, empresa, motivo, contacto interno, firma digital y hora exacta de entrada y salida.
• Informes para auditorías: exportación a Excel con un clic, filtrado por fechas, informes imprimibles individuales o en lote.
• Ahorro de tiempo: el visitante se registra solo en la tablet en menos de 2 minutos.

1.2. Normativa que cumple

2. Cómo funciona — Arquitectura

VisitControl funciona íntegramente en la red local de la empresa. No requiere internet ni envía datos a la nube.

2.1. Accesos

2.2. Acceso desde tablet

La tablet se conecta por WiFi a la misma red que el PC. Se accede mediante la IP del PC (ejemplo: http://192.168.1.50:5004/tablet). El Dashboard genera un código QR para facilitar la conexión inicial.

Se recomienda Samsung Galaxy Tab A de 10 pulgadas. Se puede usar más de una tablet simultáneamente si la empresa tiene varias entradas.

2.3. Bandeja del sistema (System Tray)

Al iniciar VisitControl, el programa se ejecuta en segundo plano y muestra un icono en la bandeja del sistema de Windows (junto al reloj). Desde este icono se puede:

• Abrir el panel: abre el navegador con el Dashboard de administración.
• Abrir QR para Tablet: muestra el código QR para conectar la tablet.
• Ver estado: comprobar que el servidor está activo y funcionando.
• Cerrar VisitControl: detener el servidor completamente (los visitantes no podrán registrarse).

3. Configuración inicial

Antes de empezar a registrar visitantes, configurar el sistema desde Configuración en el PC.

3.1. Datos de empresa

3.2. Datos RGPD

Configuración del Reglamento General de Protección de Datos. Se muestra al visitante en la tablet antes del registro.

3.3. Motivos de visita

Lista de motivos que el visitante seleccionará en la tablet. Son configurables desde Configuración.

3.4. Instrucciones del visitante

VisitControl permite mostrar al visitante las normas de seguridad, higiene y EPIs obligatorios de la empresa antes de acceder a las instalaciones. Este documento es propio de cada empresa y se configura desde Configuración, donde se puede subir un fichero HTML o PDF personalizado con las instrucciones específicas.

3.5. Campos del formulario

Desde Configuración puedes elegir qué campos se muestran en el formulario de la tablet y cuáles son obligatorios:

3.6. Acceso a producción

VisitControl permite marcar si un visitante accede a la zona de producción. Este campo es especialmente relevante para auditorías IFS, BRC y FSSC 22000, donde se exige un control diferenciado para visitantes que entran en áreas productivas.

• Se muestra como un checkbox en el formulario de la tablet.
• Aparece en la tabla del Dashboard, en los informes impresos y en la credencial del visitante.
• La etiqueta es personalizable (por defecto: "Entra a producción").

4. Uso diario — Registro de visitantes

El flujo diario es simple: el visitante llega, se registra en la tablet, y al marcharse ficha su salida con un código.

4.1. Flujo de entrada (registro)

El visitante se registra en la tablet siguiendo estos pasos:

1. Datos personales: nombre, empresa, teléfono y email.
2. Motivo de visita: selección de la lista desplegable.
3. Persona de contacto: a quién viene a ver.
4. Política de privacidad (RGPD): lee y acepta.
5. Instrucciones de acceso: normas de seguridad e higiene de la empresa.
6. Firma digital: firma en la pantalla táctil.
7. Confirmación: el sistema registra la entrada con fecha y hora.

4.2. Flujo de salida (código de salida)

Cuando el visitante se marcha, ficha su salida en la tablet usando un código numérico de 2 dígitos:

1. En la pantalla de la tablet, pulsa el botón "Registrar salida".
2. Introduce el código de salida de 2 dígitos que se le asignó al registrarse.
3. El sistema registra la hora de salida automáticamente.

4.3. Credencial de visitante (badge)

Al completar el registro, el sistema puede imprimir automáticamente una credencial (badge) para el visitante. La credencial incluye:

• Nombre y empresa del visitante.
• Motivo de visita y persona de contacto.
• Fecha y hora de entrada.
• Código de salida de 2 dígitos (bien visible para que el visitante lo use al salir).
• Indicador de acceso a producción (si está activado).
• Logo de la empresa y datos de identificación.

5. Panel de control (Dashboard)

El Dashboard es la pantalla principal del administrador. Muestra el estado actual del control de visitantes.

5.1. Información que muestra

5.2. Quién está dentro ahora

Muestra en tiempo real qué visitantes están dentro de la empresa. Esencial para:

• Seguridad: saber quién está dentro en caso de evacuación.
• Control: detectar visitantes que lleven demasiado tiempo sin fichar salida.
• Auditorías: demostrar control de acceso en tiempo real.

5.3. Tabla de visitantes

La tabla principal del Dashboard muestra las visitas con las siguientes columnas:

• Nombre y DNI del visitante.
• Empresa y teléfono.
• Persona de contacto y motivo de la visita.
• Hora de entrada y hora de salida.
• Duración de la visita.
• Estado: Activa (dentro) o Completada (ya salió).
• Acceso a producción: si el visitante entró en zona productiva.
• Acciones: Registrar salida, Imprimir badge, Eliminar.

5.4. Botón Compartir

El Dashboard incluye un botón "Compartir" que muestra directamente los enlaces de acceso para la tablet y para otros dispositivos. Es la forma más rápida de obtener la URL correcta sin buscar la IP manualmente.

6. Informes y exportaciones

6.1. Exportación a Excel

Desde el panel de control, pulsa el botón Exportar Excel para descargar un fichero .xlsx con todas las visitas del periodo. El Excel incluye:

• Datos personales del visitante (nombre, DNI, empresa, teléfono).
• Motivo de visita y persona de contacto.
• Hora de entrada, hora de salida y duración.
• Estado de la visita y acceso a producción.
• Imágenes de firma digital incrustadas directamente en las celdas del Excel.

6.2. Exportación a CSV

También puedes exportar en formato CSV (separado por punto y coma) para compatibilidad con cualquier programa de hojas de cálculo o sistema externo.

6.3. Impresión de informes

• Informe individual: ficha completa de una visita con firma digital, datos del visitante y marca de tiempo. Formato ISO con código de documento y revisión.
• Listado completo: todas las visitas del periodo en formato tabla, imprimible directamente desde el navegador.

6.4. Qué presentar en una auditoría

Evidencias que se pueden mostrar al auditor:

• Registros del periodo: exportar a Excel con las fechas que solicite.
• Detalle de una visita: abrir cualquier registro para ver datos, firma y código de documento.
• Normas configuradas: en Configuración, mostrar las instrucciones del visitante vigentes.
• RGPD: en Configuración, mostrar la política de protección de datos configurada.
• Dashboard en vivo: mostrar quién está dentro en este momento.

6.5. Código de documento y revisión

Los informes impresos incluyen un código de documento y número de revisión en la cabecera, tal como exige la gestión documental ISO. Estos valores se configuran en Configuración > Documento.

7. Copias de seguridad

7.1. Backup automático

7.2. Qué incluye la copia de seguridad

Cada fichero ZIP de backup incluye:

• visitors.db: base de datos completa con todos los registros de visitantes.
• config.json: toda la configuración actual del sistema.
• Personalizaciones: logos de empresa, instrucciones del visitante y política de privacidad.
• backup_info.json: metadatos del backup (fecha, versión del programa).

7.3. Restaurar un backup

1. Detener VisitControl desde la bandeja del sistema.
2. Ir a C:\BackupVisit y localizar el fichero ZIP más reciente.
3. Extraer el contenido del ZIP.
4. Copiar el fichero visitors.db al directorio de datos de la instalación.
5. Iniciar VisitControl. Los datos estarán restaurados.

7.4. Copia a la nube (recomendado)

Se recomienda sincronizar C:\BackupVisit con Google Drive, OneDrive o Dropbox para proteger los datos ante fallos del equipo. No almacenes las copias solo en el mismo PC que el programa.

8. Licencia

8.0. Cómo adquirir la licencia

La licencia se compra desde trazia.net/visitcontrol. Durante el proceso de pago hay dos pasos importantes para que la factura quede correcta:

1. Pulsa Comprar ahora en la página del producto.
2. En la pantalla de pago de Stripe, marca la casilla "Estoy comprando como empresa". Esto desplegará los campos de razón social, dirección fiscal y CIF/NIF. Rellénalos correctamente para que la factura sea válida.
3. En el campo de tarjeta verás la opción de usar Stripe Link (autocompletado). Pulsa "Pagar sin Link" e introduce los datos de la tarjeta manualmente. Esto asegura que los datos de facturación que has introducido sean los que aparezcan en la factura.
4. Completa el pago. Recibirás un email con un link de acceso al área de cliente donde podrás ver y copiar tu clave de licencia.

8.1. Estado de la licencia

Puedes consultar el estado de tu licencia en cualquier momento desde Configuración > Licencia.

8.2. Activar la licencia

1. Ve a Configuración > Licencia.
2. Pega el token de licencia (64 caracteres) que recibiste por email tras la compra.
3. Pulsa Activar licencia.
4. El sistema verificará el token con trazia.net (requiere internet solo en este momento).
5. Una vez activada, la licencia queda vinculada a este equipo de forma permanente.

8.3. Código promocional

Si has llegado a VisitControl a través de un colaborador o distribuidor, es posible que tengas un código promocional que extiende el trial de 15 a 30 días.

1. Durante el trial, ve a Configuración > Licencia.
2. Introduce el código promocional en el campo correspondiente.
3. Pulsa Activar.
4. El trial se extiende automáticamente a 30 días desde la fecha de instalación.

8.4. Transferir la licencia a otro equipo

La licencia está vinculada al equipo donde se activó. Si necesitas cambiar de PC, contacta con el soporte de TrazIA en soporte@trazia.net indicando tu número de licencia para gestionar la transferencia.

9. Claude Desktop — Consultas con IA

VisitControl incluye integración nativa con Claude Desktop (el asistente de inteligencia artificial de Anthropic) a través del protocolo MCP (Model Context Protocol). Una vez configurada la conexión, puedes preguntarle a Claude en lenguaje natural sobre los visitantes registrados sin necesidad de abrir el panel de control.

9.1. Cómo funciona

Al iniciar VisitControl, el servidor MCP arranca automáticamente en segundo plano en el puerto 5104. No es necesario ningún paso adicional: mientras VisitControl esté en ejecución, Claude Desktop puede consultar el registro de visitantes.

• Los datos no salen de tu red local. Claude Desktop se conecta a tu propio servidor en localhost:5104.
• Solo lectura. Claude puede consultar y listar visitantes, pero no puede modificar ni eliminar registros.
• Sin dependencia de internet para las consultas (la conexión a internet la usa Claude Desktop para procesar el lenguaje, pero los datos son siempre locales).

9.2. Conectar Claude Desktop (usuario local)

Si tienes Claude Desktop instalado en el mismo PC que VisitControl:

1. Abre VisitControl y ve a Configuración > Licencia.
2. Pulsa el botón "Conectar con Claude Desktop".
3. VisitControl escribe automáticamente la configuración en Claude Desktop (%APPDATA%\Claude\claude_desktop_config.json).
4. Cierra y vuelve a abrir Claude Desktop.
5. Listo: ya puedes preguntarle a Claude sobre los visitantes.

9.3. Conectar Claude Desktop (usuario remoto)

Si quieres que un usuario de otro PC de la red pueda consultar VisitControl desde su Claude Desktop:

1. En el PC donde está instalado VisitControl, ve a Configuración > Licencia.
2. Pulsa "Descargar instalador para usuario remoto". Se descargará el fichero instalar_trazia_mcp.bat.
3. Envía ese fichero .bat al usuario remoto (por correo, Teams, carpeta compartida, etc.).
4. El usuario remoto hace doble clic en el .bat.
5. El script descarga automáticamente la configuración actualizada de todos los productos TrazIA activos y la aplica a su Claude Desktop.
6. El usuario remoto cierra y vuelve a abrir Claude Desktop. Ya puede consultar VisitControl.

9.4. Qué puedes preguntar a Claude

Una vez conectado, Claude Desktop tiene acceso a cuatro herramientas de consulta sobre el registro de visitantes. Ejemplos de preguntas:

9.5. Herramientas disponibles

Claude dispone de las siguientes herramientas de consulta sobre VisitControl:

9.6. Configuración inicial y consultas avanzadas

Claude Desktop también puede ayudarte a configurar la aplicación desde cero y a realizar consultas avanzadas del día a día:

Ejemplos de consultas avanzadas que puedes hacer:

• «¿Quién está dentro de las instalaciones ahora?»
• «Buscar visitas de la empresa Siemens»
• «¿Cuántos visitantes han entrado en producción este mes?»
• «Registra la salida del visitante Juan García»
• «¿Cuáles son las empresas que más nos visitan este trimestre?»
• «Genera un resumen de visitas para la auditoría IFS de mayo»
• «Configura la empresa con el nombre Alimentaria García S.L.»
• «Copia los operarios de AquaControl» — importa operarios de otra app TrazIA

10. Preguntas frecuentes

¿Necesita internet?

No para el uso diario. Solo para activar la licencia y verificaciones periódicas. El registro de visitantes funciona sin internet.

¿Cómo uso VisitControl con Claude Desktop?

Ve a Configuración > Licencia y pulsa "Conectar con Claude Desktop". Reinicia Claude Desktop y ya puedes preguntarle en lenguaje natural sobre los visitantes registrados. Para usuarios remotos, usa el botón "Descargar instalador para usuario remoto" y envíales el .bat. Consulta la sección 9 para más detalle.

¿Qué tablet necesito?

Cualquier tablet con navegador web y WiFi. Recomendamos Samsung Galaxy Tab A de 10 pulgadas. Funciona también en iPads.

¿Puedo usar más de una tablet?

Sí. Cualquier dispositivo en la misma red WiFi puede acceder al formulario. Útil si la empresa tiene varias entradas.

¿Qué pasa si se apaga el PC?

Los visitantes no pueden registrarse hasta reiniciar. Los datos existentes no se pierden.

¿Cómo actualizo el programa?

Descarga la nueva versión desde trazia.net/client e instala encima. Los datos y configuración se conservan.

¿Puedo personalizar el formulario?

Sí. Motivos de visita, instrucciones del visitante, textos RGPD, campos visibles/obligatorios y logo son configurables desde Configuración.

¿Cumple con el RGPD?

Sí. Consentimiento explícito, información completa y datos almacenados localmente bajo control de la empresa.

¿Cuántos visitantes puedo registrar?

Ilimitados. SQLite puede manejar millones de registros.

¿Disponible en varios idiomas?

Sí: catalán, castellano e inglés. Cada versión se descarga por separado desde trazia.net.

¿Qué es el modo kiosko?

El modo kiosko (/kiosk) es una interfaz a pantalla completa pensada para recepción. Se resetea automáticamente tras un periodo de inactividad (configurable, 5 minutos por defecto). Ideal para combinar con Samsung Knox u otros sistemas de bloqueo de tablet.

¿Cómo contacto con soporte?

Email: soporte@trazia.net. Web: trazia.net. Respuesta en menos de 24h laborables.

11. Importador de Datos

El Importador de Datos es una herramienta integrada en VisitControl que permite fusionar y combinar ficheros Excel de forma visual, sin necesidad de software externo. Útil para consolidar registros de visitantes de diferentes períodos, migrar datos desde otro sistema de control de accesos o combinar información de varias instalaciones.

Accede desde Configuración → 📊 Importador (se abre en una pestaña nueva del navegador).

11.1. Cuándo usarlo

• Fusionar el histórico de visitas de diferentes períodos en un solo fichero.
• Importar visitantes frecuentes o datos de empresa desde otro sistema.
• Combinar registros de varias instalaciones o delegaciones eliminando duplicados.
• Actualizar registros existentes con datos de una fuente externa.

11.2. Pasos de uso

1. Cargar ficheros: selecciona el fichero maestro (tu base principal, estructura de referencia) y el fichero fuente (los datos nuevos a incorporar). Ambos deben ser ficheros .xlsx o .xls.
2. Configurar: elige la columna clave que identifica unívocamente cada fila (por ejemplo, DNI o ID de visita) y el modo de resolución de conflictos.
3. Mapear columnas: asigna qué columna del fichero fuente corresponde a cada columna del fichero maestro. El sistema propone el mapeo automáticamente por similitud de nombres — revísalo y ajusta si es necesario.
4. Previsualizar y descargar: revisa el resumen (filas idénticas, filas nuevas, conflictos) y descarga el Excel resultante con todos los datos fusionados.

11.3. Modos de resolución de conflictos

11.4. Resultado descargado

El fichero descargado (trazia_importacion.xlsx) contiene todas las filas en un único formato con las columnas del fichero maestro. Puedes usarlo para revisar los datos antes de importarlos o como registro consolidado para auditorías.