Manual de Usuario

1. Qué es MaintenControl

MaintenControl es un sistema de gestión integral de mantenimiento diseñado para empresas industriales, alimentarias y de servicios que necesitan controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de sus activos (máquinas, equipos, instalaciones). Sustituye los registros en papel y las hojas Excel por un sistema digital completo: los operarios registran las intervenciones desde una tablet, y el responsable de mantenimiento gestiona los activos, planes preventivos, repuestos, incidencias e informes desde el PC.

1.1. ¿Por qué digitalizar el mantenimiento?

• Trazabilidad completa: cada intervención queda registrada con fecha, hora, operario, activo, tipo de trabajo, repuestos utilizados, coste y firma digital.
• Mantenimiento preventivo planificado: planes por frecuencia y categoría (1, 2, 3) distribuidos automáticamente en días laborables del calendario.
• Control de costes: cada trabajo registra el coste de la intervención y los repuestos consumidos, permitiéndote conocer el coste real de mantenimiento por activo, por periodo y por tipo.
• Gestión de repuestos: catálogo con control de stock, stock mínimo, alertas automáticas y ubicación física (zona/estantería/caja).
• Documentación centralizada: manuales, esquemas, certificados y facturas vinculados a cada activo, accesibles desde la tablet durante la intervención.
• Preparación para auditorías: exportación del plan de mantenimiento a Excel con 4 hojas (una por categoría + resumen), listo para entregar al auditor.
• Integración con Claude Desktop: conexión opcional con el asistente de inteligencia artificial de Anthropic. Permite consultar el historial, diagnosticar averías y gestionar datos en lenguaje natural desde Claude Desktop, sin formularios ni menús. Se configura una única vez desde la pantalla de Licencia.

1.2. Normativas compatibles

MaintenControl está diseñado para cumplir con los requisitos documentales de:

1.3. Idiomas disponibles

MaintenControl está disponible en tres idiomas: Castellano, Català e Inglés. El idioma se selecciona desde Configuración > Empresa y afecta a toda la interfaz del programa y la tablet.

2. Cómo funciona

2.1. Arquitectura del sistema

2.2. Principios de funcionamiento

• Offline-first: todos los datos se guardan en el PC local (C:\ProgramData\TrazIA\MaintenControl\). No se envía nada a internet. El sistema funciona sin conexión a internet (excepto el módulo IA, que requiere conexión para consultar el modelo de lenguaje).
• Multi-tablet: varias tablets pueden conectarse al mismo PC servidor de forma simultánea.
• Roles diferenciados: administrador (configuración total), supervisor (informes, verificación) y operario (registro de intervenciones desde tablet).
• Configurable: activos, especialidades, operarios, subcontratados, frecuencias y categorías se adaptan a cada empresa.
• Exportable: todos los registros se pueden exportar a Excel. El plan de mantenimiento se exporta con formato específico para auditor.
• Código QR integrado: el panel de administración incluye un QR dinámico en el sidebar para conectar tablets de forma inmediata.

2.3. Iniciar MaintenControl

1. Haz doble clic en el icono MaintenControl del escritorio o desde el Menú Inicio.
2. El programa arranca en segundo plano. Verás el icono en la bandeja del sistema (junto al reloj de Windows). Si no lo ves, pulsa la flecha ▲ de la bandeja.
3. El navegador se abrirá automáticamente con la pantalla de acceso.
4. Introduce tu usuario y contraseña y pulsa Entrar.

2.4. URLs de acceso

2.5. Conectar la tablet mediante QR

MaintenControl incluye un código QR dinámico integrado en el menú lateral (sidebar) del panel de administración. Este QR contiene la dirección exacta de la tablet y se actualiza automáticamente si cambia la IP del PC.

• Escanea el QR desde la cámara de la tablet para abrir directamente la interfaz de registro.
• También puedes acceder al QR a pantalla completa haciendo clic derecho en el icono de la bandeja del sistema y seleccionando "Abrir QR para Tablet".

2.6. Cerrar MaintenControl

Para cerrar el programa correctamente, haz clic derecho sobre el icono de la bandeja del sistema y selecciona Salir. No cierres solo el navegador — el servidor seguirá activo hasta que lo cierres desde la bandeja.

2.7. Copias de seguridad automáticas

Las copias de seguridad se guardan automáticamente en C:\ProgramData\TrazIA\MaintenControl\backups\. Consulta la sección 12.8 para más detalle.

3. Puesta en marcha: configuración inicial

Antes de empezar a introducir máquinas o registrar intervenciones, hay que configurar una serie de datos básicos en el apartado Configuración del menú lateral. El orden importa: algunos datos dependen de otros que deben existir previamente.

3.1. Configuración → Empresa

Ve a Configuración → Empresa e introduce:

• Nombre de la empresa: aparece en la cabecera de todos los informes y exportaciones Excel.
• Logo: opcional. Si lo subes, aparecerá en los documentos exportados.
• Datos de contacto (dirección, teléfono): opcionales, para personalizar los documentos.

3.2. Configuración → Operarios

Crea un registro por cada persona que vaya a usar la tablet:

• Nombre: cómo aparecerá en la lista de selección de la tablet y en los registros de intervenciones.
• PIN: 4 dígitos. El operario lo introduce en la tablet para identificarse.
• Rol de tablet: Mantenimiento (acceso completo al plan del día e intervenciones) o Producción (acceso directo solo al formulario de reporte de averías).

3.3. Configuración → Especialidades

Las especialidades son las categorías de mantenimiento externo que realizan las empresas subcontratadas. Ejemplos habituales:

• Frío industrial
• Electricidad
• Calibración y metrología
• Aire comprimido
• Mantenimiento general

Crea tantas como necesites. Cada subcontratado tendrá asignada una o varias especialidades.

3.4. Configuración → Subcontratados

Crea un registro por cada empresa externa que realice mantenimiento en tus instalaciones:

• Nombre de la empresa
• Persona de contacto y teléfono
• Especialidad: selecciona de la lista creada en el paso anterior

Una vez creados, al editar cualquier activo podrás vincularle estas empresas indicando qué servicio hacen, con qué periodicidad y cuándo es la próxima visita.

3.5. Ya puedes crear tus Activos

Con los cuatro pasos anteriores completados, el alta de activos fluye sin problemas: los operarios están listos para usar la tablet, las empresas externas están disponibles para vincularlas a cada máquina, y los informes saldrán con el nombre y logo de tu empresa desde el primer día.

Consulta la sección 4. Activos para el detalle completo de cómo dar de alta y configurar cada máquina.

4. Panel Principal (Dashboard)

El Dashboard es la pantalla principal que ve el responsable de mantenimiento en el PC. Muestra el estado global del sistema en tiempo real: trabajos pendientes, alertas, costes e incidencias.

Panel principal: KPIs de mantenimiento, alertas activas, intervenciones recientes y QR de acceso tablet.

4.1. Tarjetas de estadísticas

En la parte superior del Dashboard se muestran seis tarjetas con los indicadores clave:

4.2. Alertas de mantenimiento

El Dashboard muestra dos paneles de alertas que avisan de los trabajos próximos a vencer:

4.3. Trabajos recientes

Una lista con los últimos trabajos de mantenimiento realizados, tanto internos como externos. Cada entrada muestra:

• Fecha y hora de la intervención.
• Activo intervenido (código y nombre).
• Tipo de trabajo (preventivo interno, preventivo externo, correctivo, incidencia).
• Operario o empresa subcontratada que lo realizó.
• Estado (completado, pendiente de verificación).

4.4. Activos sin plan de mantenimiento

El Dashboard incluye una sección que lista los activos que no tienen ningún plan de mantenimiento preventivo configurado. Esto permite identificar rápidamente máquinas o equipos que podrían requerir un plan preventivo y aún no lo tienen definido.

4. Activos

Los activos son la unidad central de MaintenControl. Un activo es cualquier máquina, equipo o instalación que requiere mantenimiento: desde una prensa hidráulica hasta un compresor, un sistema de climatización o una cámara frigorífica.

4.1. Datos de la máquina

Cada activo tiene una ficha con los siguientes campos de identificación:

Gestion de activos: listado con codigo, tipo, ubicacion, categoria de revision y frecuencia de mantenimiento.

4.2. Mantenimiento preventivo

Cada activo puede tener uno o más planes de mantenimiento preventivo. Cada plan define una tarea periódica que debe realizarse sobre el activo. Los campos de cada plan preventivo son:

4.3. Empresas subcontratadas por activo

Además del mantenimiento interno, cada activo puede tener una o más empresas subcontratadas asignadas para realizar mantenimiento externo. Para cada relación activo-subcontratada se configura:

4.4. Desactivar y reactivar activos

Los activos se pueden desactivar en lugar de eliminarlos. Un activo desactivado:

• No aparece en el calendario de mantenimiento ni en la tablet.
• No genera alertas ni trabajos pendientes.
• Conserva todo su historial de intervenciones, documentación y costes.
• Puede ser reactivado en cualquier momento, recuperando su plan de mantenimiento.

4.5. Importar y exportar activos desde Excel

Si tu empresa tiene muchos activos, la forma más rápida de darlos de alta es mediante la importación masiva desde Excel. El orden correcto es importante — sigue estos pasos:

5. Calendario

La sección Calendario del menú lateral es el centro de planificación de MaintenControl. Muestra una vista mensual del plan de mantenimiento con cuatro pestañas especializadas.

5.1. Pestañas del calendario

Calendario de mantenimiento: plan preventivo, mantenimiento externo, trabajos realizados e intervenciones.

5.2. Colores por tipo de trabajo

El calendario utiliza un código de colores para diferenciar visualmente los tipos de trabajo:

5.3. Distribución en días laborables

MaintenControl distribuye automáticamente las tareas de mantenimiento preventivo en los días laborables del mes, agrupadas por categoría. El sistema:

• Excluye sábados, domingos y días festivos configurados.
• Distribuye las tareas de forma equilibrada a lo largo del mes.
• Agrupa por categoría para facilitar la organización del trabajo (las tareas de categoría 1 pueden hacerse en días diferentes a las de categoría 3).
• Respeta los meses activos configurados en cada plan preventivo.

5.4. Exportar plan de mantenimiento para auditor

MaintenControl permite exportar el plan de mantenimiento completo a un fichero Excel (.xlsx) con formato profesional, diseñado específicamente para presentar ante auditores. El fichero exportado contiene 4 hojas:

6. Tablet

La tablet es la interfaz principal del operario. Desde ella puede consultar el plan del día, registrar intervenciones, reportar averías, acceder a la documentación de la máquina y firmar digitalmente los trabajos realizados. No requiere instalación — funciona desde el navegador del móvil o tablet.

6.1. Pantalla de inicio pública

La tablet tiene una pantalla de inicio pública — visible sin necesidad de identificarse. Cualquier persona de la fábrica puede ver en tiempo real las averías abiertas en ese momento.

Desde esta pantalla hay dos acciones:

6.2. Roles de tablet y acceso con PIN

Cada operario tiene asignado un rol de tablet en Configuración → Operarios:

Para acceder: selecciona tu nombre en la lista, introduce tu PIN de 4 dígitos y el sistema te lleva a la pantalla correspondiente a tu rol.

6.3. Pestañas del panel de mantenimiento

Los operarios con rol Mantenimiento ven dos pestañas tras identificarse:

6.4. Gestionar una avería desde la tablet (correctivo)

Cuando un operario de producción reporta una avería, el mecánico puede gestionarla completamente desde su tablet sin tocar el ordenador. Al pulsar una avería de la lista, aparece la ficha con los datos y tres botones de resultado según el estado real de la reparación:

Caso 1: Reparación completada

1. Pulsa ✅ Reparación completada.
2. Rellena ¿Qué has hecho? (obligatorio): descripción del trabajo, piezas cambiadas, ajustes realizados.
3. Indica el tiempo de parada en horas (ej: 2.5 = 2h 30min).
4. Marca Limpieza realizada si procede.
5. Firma con el dedo.
6. Pulsa Guardar. La incidencia se cierra automáticamente.

Caso 2: Falta material

1. Pulsa ⏳ Falta material.
2. Describe qué pieza o material falta (obligatorio): referencia, descripción, proveedor si se sabe.
3. Indica la fecha estimada de llegada (opcional).
4. Pulsa Guardar. La incidencia queda abierta y la nota queda registrada en el log de seguimiento de la intervención.

Caso 3: Empresa externa

1. Pulsa 🔧 Empresa externa.
2. Selecciona la empresa subcontratada del desplegable (solo aparecen las empresas registradas en Configuración → Subcontratados).
3. Indica la fecha prevista de visita (opcional).
4. Añade un motivo si es necesario (ej: "Requiere técnico certificado del fabricante").
5. Pulsa Guardar. La incidencia queda abierta a la espera de la visita.

6.4b. Registrar una intervención preventiva o manual desde la tablet

Para registrar un trabajo no vinculado a una incidencia (preventivo, externo, etc.):

1. Desde la pestaña Plan mantenimiento, pulsa la tarea a completar. O desde la pestaña Intervenciones para un trabajo no planificado.
2. Se abre el formulario de registro con los siguientes campos:

3. Completa los campos requeridos y firma con el dedo en el panel de firma.
4. Pulsa "Guardar intervención" para registrar el trabajo.

6.5. Registrar una intervención externa

Cuando una empresa subcontratada realiza un mantenimiento, el registro se puede hacer desde la tablet:

1. Selecciona el tipo "Externo" en el formulario de intervención.
2. Selecciona la empresa subcontratada de la lista.
3. Completa la descripción del trabajo realizado.
4. Adjunta el albarán de la empresa: toma una foto desde la tablet o selecciona un fichero.
5. Indica el coste de la intervención externa.
6. Firma y guarda el registro.

6.6. Fecha modificable

La fecha de la intervención es modificable. Esto permite registrar trabajos que se realizaron en días anteriores pero no se pudieron documentar en su momento. El sistema registra tanto la fecha de la intervención como la fecha real de creación del registro para mantener la trazabilidad completa.

6.7. Documentación de la máquina

Desde la tablet, el operario puede acceder a toda la documentación vinculada al activo que está interviniendo:

• Manuales técnicos del fabricante.
• Esquemas eléctricos y mecánicos.
• Certificados de calibración o inspección.
• Facturas de intervenciones anteriores.

Los documentos se abren directamente en el navegador de la tablet (PDF, imágenes) o se pueden descargar.

6.8. Historial del activo

Desde la tablet, el operario puede consultar el historial completo de intervenciones del activo: trabajos anteriores, incidencias, repuestos utilizados y costes acumulados. Esto le ayuda a entender el contexto de la máquina antes de intervenir.

6.9. Asistente de IA (Claude Desktop)

El asistente de IA no está integrado en la tablet. El asistente funciona a través de Claude Desktop en el PC, con acceso directo a la base de datos de MaintenControl. Desde Claude Desktop puedes diagnosticar averías, consultar el historial de una máquina y planificar el mantenimiento en lenguaje natural. Ver sección 13 para los detalles de configuración y uso.

7. Intervenciones

La sección Intervenciones del menú lateral contiene el historial completo de todas las intervenciones de mantenimiento registradas en el sistema, tanto preventivas como correctivas, internas y externas. Una intervención puede permanecer abierta durante días o semanas mientras se espera un repuesto o la visita de una empresa externa, sin perder la trazabilidad.

7.1. Estados de una intervención

Cada intervención tiene un estado que refleja en qué punto se encuentra la reparación:

Intervenciones: historial de trabajos preventivos y correctivos con estado, operario, tiempo de parada y coste.

7.2. Cálculo automático del tiempo de parada

Cuando una intervención correctiva está vinculada a una incidencia, el sistema calcula automáticamente el tiempo de parada de la máquina al cerrar la intervención:

• Inicio del contador: el momento exacto en que el operario de producción reportó la avería desde la tablet (fecha y hora de creación de la incidencia).
• Fin del contador: el momento en que el mecánico marca la intervención como Completada.
• Resultado: el tiempo total de parada en horas queda registrado automáticamente en la intervención (p.ej. 4h, 72h para 3 días), sin que el mecánico tenga que apuntarlo manualmente.

El campo acepta decimales: 0.5 = 30 minutos, 4 = 4 horas, 72 = 3 días de parada. En los informes y exportaciones Excel aparece siempre en horas con un decimal (p.ej. 96.0 h), lo que es fácilmente legible por cualquier auditor.

7.3. Dashboard: KPIs de espera

El panel principal muestra en tiempo real cuántas intervenciones están bloqueadas en espera:

• ⏳ Esperando material: nº de intervenciones pendientes de recibir un repuesto.
• 🔧 Esperando empresa externa: nº de intervenciones pendientes de que venga el fabricante o empresa especializada.

Haciendo clic en los contadores del dashboard se llega directamente al listado filtrado de esas intervenciones.

7.4. Filtros disponibles

7.5. Registro progresivo de seguimiento

Dentro de cada intervención existe un registro cronológico de notas que el mecánico puede ir rellenando a lo largo del proceso, sin necesidad de cerrar la intervención:

• Primer día: “Motor quemado. Pedido a Electro Riba, ref. 3280-X. Llegada prevista 18/04.”
• Segundo día: “Llamada al proveedor: el motor llegará el 20/04 por retraso en fábrica.”
• Día de reparación: “Motor recibido. Montado y probado. Máquina operativa.”

Cada entrada queda fechada y firmada con el nombre del operario que la escribió. Esto es fundamental para auditorías IFS/BRC ya que permite demostrar exactamente qué se hizo y cuándo en cada paso de la reparación.

7.6. Adjuntar albarán o factura

Cuando interviene una empresa externa, se puede adjuntar el albarán o la factura directamente a la intervención:

1. Abre el detalle de la intervención.
2. En la sección Documentos adjuntos, pulsa el botón Adjuntar documento.
3. Selecciona el archivo (PDF, JPG o PNG).
4. El documento queda vinculado a esa intervención específica y accesible desde la ficha del activo.

Formatos aceptados: PDF, JPG, PNG. El archivo se guarda en C:\ProgramData\TrazIA\MaintenControl\docs\.

7.7. Editar y completar una intervención

En cualquier momento puedes abrir una intervención en curso para actualizar su información:

• Cambiar el estado (p.ej. de En curso a Esperando material).
• Registrar la empresa externa y la fecha de visita prevista.
• Anotar el nº de albarán cuando viene la empresa.
• Actualizar los costes de materiales y mano de obra externa.
• Añadir observaciones adicionales.

7.8. Validar una intervención completada

Una vez completada, el responsable de mantenimiento o supervisor puede validar la intervención: confirma que el trabajo se ha hecho correctamente y deja constancia de ello.

Opción A — Desde el listado de intervenciones (recomendado)

Las intervenciones completadas y pendientes de validar muestran directamente el botón ✓ Validar intervención en la columna de acciones, sin necesidad de abrir el detalle:

1. En el listado de Intervenciones, localiza las filas con el botón verde ✓ Validar intervención.
2. Pulsa el botón. Se abre un panel emergente.
3. Selecciona quién valida y escribe las observaciones.
4. Pulsa Guardar validación. El botón desaparece y en su lugar aparece ✓ nombre del validador.

Opción B — Desde el detalle de la intervención

1. Abre el detalle de la intervención completada pulsando Ver.
2. Si aún no está validada, verás el indicador naranja "⚠ Pendiente de validar" y el botón "✓ Validar intervención".
3. Selecciona quién valida, escribe las observaciones y pulsa Guardar validación.

Tras la validación, la intervención muestra el nombre del validador en verde con fecha y hora. Este dato queda en el historial de la máquina y en las exportaciones Excel.

7.9. Exportar intervenciones

Las intervenciones se pueden exportar a Excel (.xlsx) aplicando los filtros deseados. El fichero exportado incluye todos los campos: ejecutor, validador, tiempo de parada en horas, costes y notas de verificación.

8. Incidencias

Las incidencias son el mecanismo de MaintenControl para gestionar los eventos no planificados que afectan a los activos: averías, anomalías detectadas durante una intervención, o situaciones de riesgo.

8.1. Crear incidencias desde la tablet

Los operarios pueden crear incidencias directamente desde la pestaña Intervenciones de la tablet. Al crear una incidencia se registran los siguientes datos:

Incidencias: averias y anomalias abiertas y cerradas con severidad, activo afectado y resolucion.

8.2. Tipos de incidencia

8.3. Ciclo de vida de una incidencia

Cada incidencia sigue un ciclo de tres estados:

8.4. Gestión desde el panel de administración

El responsable de mantenimiento puede ver y gestionar todas las incidencias desde la sección Incidencias del menú lateral:

• Filtrar por estado (abierta, en gestión, cerrada), activo, tipo y severidad.
• Cambiar el estado de la incidencia.
• Asignar un técnico o empresa subcontratada para la resolución.
• Documentar las acciones correctivas realizadas.
• Vincular la incidencia a una intervención de mantenimiento registrada.

9. Repuestos

La sección Repuestos permite gestionar el catálogo completo de piezas de recambio, consumibles y materiales necesarios para el mantenimiento de los activos. Incluye control de stock, alertas de stock bajo y localización física de cada pieza.

9.1. Datos de cada repuesto

Repuestos: catalogo con stock actual, stock minimo, coste unitario y ubicacion en almacen.

9.2. Ubicación física (zona / estantería / caja)

El sistema de ubicación de tres niveles permite localizar físicamente cualquier repuesto en el almacén de forma rápida. Cuando el operario registra una intervención y selecciona un repuesto, puede ver dónde encontrarlo sin necesidad de buscarlo.

9.3. Consumo de repuestos

Cuando un operario registra una intervención desde la tablet y selecciona repuestos del catálogo:

• El stock se descuenta automáticamente según la cantidad indicada.
• El coste de repuestos se suma al coste total de la intervención.
• El consumo queda registrado en el historial del activo.

9.4. Alertas de stock bajo

MaintenControl genera alertas automáticas cuando el stock de un repuesto cae por debajo del stock mínimo configurado:

• La alerta aparece en el Dashboard del panel de administración.
• El repuesto se marca visualmente en rojo en el catálogo de repuestos.
• Las alertas se actualizan en tiempo real con cada consumo.

9.5. Importar y exportar repuestos desde Excel

Si tienes un catálogo de piezas extenso, la carga masiva desde Excel te ahorra introducirlos uno a uno. El proceso es igual que con los activos: primero exporta para obtener la plantilla correcta.

10. Documentación

La sección Documentación centraliza todos los documentos vinculados a los activos: manuales del fabricante, esquemas técnicos, certificados de inspección y facturas de mantenimiento. Los documentos son accesibles tanto desde el panel de administración como desde la tablet del operario.

10.1. Vista resumen (matriz)

La vista resumen muestra una matriz de activos por tipos de documento. En las filas se listan los activos y en las columnas los tipos de documento disponibles. Cada celda indica si el activo tiene o no ese tipo de documento, con indicador visual de estado (vigente, próximo a caducar, caducado).

Esta vista permite identificar rápidamente qué activos tienen su documentación completa y cuáles necesitan actualización.

10.2. Vista listado

La vista listado muestra todos los documentos del sistema en formato tabla, con filtros por activo y tipo de documento. Cada fila muestra: activo, tipo de documento, nombre del fichero, fecha de subida y fecha de caducidad (si aplica).

10.3. Tipos de documento

10.4. Subir documentos

1. Accede a la sección Documentación desde el menú lateral.
2. Pulsa "+ Nuevo documento".
3. Selecciona el activo al que vincular el documento.
4. Selecciona el tipo de documento (manual, esquema, certificado, factura).
5. Indica la fecha de caducidad si aplica (para certificados e inspecciones periódicas).
6. Selecciona el fichero a subir (PDF, imagen, documento).
7. Pulsa "Guardar".

10.5. Ver y descargar documentos

• Ver en navegador: los documentos PDF e imágenes se abren directamente en el navegador, tanto en el PC como en la tablet.
• Descargar: cualquier documento se puede descargar al dispositivo local.
• Acceso desde tablet: el operario puede consultar la documentación del activo que está interviniendo directamente desde la tablet (ver sección 6.6).

10.6. Caducidad de documentos

Los documentos con fecha de caducidad (típicamente certificados e inspecciones) son monitorizados por el sistema:

• Los documentos próximos a caducar se marcan en naranja.
• Los documentos caducados se marcan en rojo.
• El contador "Legales" del Dashboard refleja el número de documentos próximos a caducar o ya caducados.

11. Informes

La sección Informes permite generar informes detallados sobre mantenimiento, costes e incidencias, listos para auditoría o para la dirección de la empresa.

11.1. Informe de mantenimiento

Genera un informe de las intervenciones de mantenimiento realizadas en un período:

• Filtros: rango de fechas, activo, tipo de intervención (preventivo/correctivo), operario o empresa.
• Contenido: tabla detallada con fecha, activo, tipo, descripción, operario, repuestos y coste de cada intervención.
• Estadísticas: número total de intervenciones, distribución por tipo, cumplimiento del plan preventivo.

Informes: generador con filtros por fecha, activo y tipo. Exportable a Excel para auditorias.

11.2. Informe de costes

Genera un análisis de los costes de mantenimiento por período:

• Coste por activo: cuánto ha costado mantener cada máquina.
• Coste por tipo: distribución entre mantenimiento preventivo interno, preventivo externo y correctivo.
• Coste de repuestos: desglose de los repuestos consumidos y su coste total.
• Evolución mensual: tendencia de costes a lo largo del año.

11.3. Informe de incidencias

Genera un informe de las incidencias registradas en un período:

• Filtros: rango de fechas, activo, tipo (avería/anomalía/casi accidente), severidad, estado.
• Contenido: listado de incidencias con fecha, activo, tipo, severidad, estado y acciones correctivas.
• Estadísticas: número total, distribución por tipo y severidad, tiempo medio de resolución.

11.4. Exportar a Excel

1. Selecciona el tipo de informe y aplica los filtros deseados.
2. Pulsa "Generar informe" para previsualizar los resultados.
3. Pulsa "Exportar Excel" para descargar un fichero .xlsx con formato profesional.

El fichero Excel incluye cabecera con datos de la empresa, formato con colores y bordes, y todos los datos del informe.

12. Configuración

La sección de Configuración es donde el responsable de mantenimiento adapta MaintenControl a su empresa. Se accede desde el menú lateral y está organizada en varias pestañas.

12.1. Empresa

Configuracion: datos de empresa, operarios con roles, especialidades y subcontratados.

12.2. Operarios

Gestión de los operarios de mantenimiento que accederán a la tablet:

12.3. Especialidades

Las especialidades son un catálogo configurable que define las áreas de conocimiento o habilidades técnicas disponibles en la empresa. Se utilizan para asignar operarios a tareas según su especialización.

Ejemplos de especialidades:

• Mecánica general
• Electricidad industrial
• Neumática e hidráulica
• Automatización y PLC
• Soldadura
• Refrigeración y climatización
• Instrumentación y calibración

12.4. Subcontratados

Gestión de las empresas subcontratadas que realizan mantenimiento externo:

Las empresas subcontratadas se pueden desactivar y reactivar en lugar de eliminarlas, conservando el historial de intervenciones asociado.

12.5. Licencia y Claude Desktop

Desde la pestaña Licencia se gestionan la activación del producto y la conexión con el asistente de IA:

12.6. Idioma

MaintenControl está disponible en tres idiomas:

El cambio de idioma se aplica inmediatamente a toda la interfaz: panel de administración, tablet, informes y exportaciones.

12.7. Calendario laboral

MaintenControl incluye un calendario laboral donde se marcan los días festivos:

• Las tareas de mantenimiento preventivo solo se programan en días laborables (excluyen festivos, sábados y domingos).
• Añadir o quitar un festivo redistribuye automáticamente las tareas del mes.
• Para marcar un día como festivo, navega al mes deseado y haz clic sobre el día.

12.8. Copias de seguridad

MaintenControl realiza una copia de seguridad automática cada día, después de cualquier operación de escritura. Las copias se guardan en C:\ProgramData\TrazIA\MaintenControl\backups\ y se conservan durante 30 días. Las más antiguas se eliminan automáticamente.

Nomenclatura de las copias

Gestionar copias desde la interfaz

En Configuración → Backup puedes:

• Ver la lista de todas las copias disponibles con fecha y tamaño.
• Restaurar cualquier copia con un clic — el programa te pide confirmación antes de restaurar.
• Hacer copia ahora para forzar una copia manual inmediata, útil antes de importaciones o cambios importantes.

Recomendaciones

• Copia periódicamente la carpeta C:\ProgramData\TrazIA\MaintenControl\backups\ a un disco externo o a la red de la empresa.
• No almacenes las copias solo en el mismo PC. Si el PC falla, perderías tanto los datos como el backup.
• Los ficheros .db son portables: si cambias de PC, copia la carpeta al nuevo equipo y restaura desde la interfaz.

12.9. Integración con CleanControl

Si tu empresa también utiliza CleanControl (la aplicación de gestión de limpiezas de TrazIA), puedes conectar ambas aplicaciones para que una intervención de mantenimiento genere automáticamente una incidencia de limpieza pendiente en CleanControl.

Cómo funciona

1. El mecánico completa una intervención y marca el campo Limpieza requerida.
2. MaintenControl detecta ese campo y llama automáticamente a CleanControl.
3. Se crea una incidencia pendiente en CleanControl con el texto: “[MaintenControl · OT#1261] Limpieza requerida tras intervención de mantenimiento — [56] Guillotina”.
4. El equipo de limpieza ve la incidencia en su tablet y debe resolverla para cerrarla.

Activar la integración

1. Ve a Configuración → Integraciones.
2. Activa el interruptor “Activar integración”.
3. Pulsa “🔍 Detectar” para que MaintenControl localice CleanControl automáticamente en localhost:5002.
4. Si la detección es correcta verás el mensaje “✅ CleanControl detectado”. Pulsa Guardar.
5. Si no detecta automáticamente, introduce la URL manualmente y pulsa Guardar.

Resultado en CleanControl

La incidencia creada aparece en el panel de incidencias de CleanControl con:

• Módulo: Producción
• Máquina: la misma que recibió la intervención
• Descripción: [MaintenControl · OT#XXXX] Limpieza requerida tras intervención de mantenimiento — [código] Nombre máquina
• Tipo: Mantenimiento
• Estado: Abierta (pendiente de resolver)

13. Claude Desktop — Tu asistente para configurar y gestionar la aplicación

MaintenControl se integra con Claude Desktop, el asistente de inteligencia artificial de Anthropic. La función principal de Claude Desktop es ayudarte a configurar y poner en marcha la aplicación desde cero, y después seguir asistiéndote en el día a día. Le hablas en lenguaje natural — sin formularios ni menús — y él ejecuta las acciones directamente sobre tus datos reales.

La integración es gratuita y está incluida en la licencia. Solo necesitas descargar Claude Desktop (gratis) y conectarlo a MaintenControl en un único paso.

13.1. Configuración inicial — Claude Desktop como asistente de arranque

Cuando instalas MaintenControl por primera vez, la base de datos está vacía: sin máquinas, sin planes, sin operarios. En lugar de crear todo manualmente registro a registro, puedes pedirle a Claude Desktop que lo haga por ti. Estos son algunos ejemplos reales:

Crear activos y máquinas

• “Aquí tienes un Excel con nuestras 200 máquinas. Crea todas con sus códigos, ubicaciones y categorías de mantenimiento.”
• “Tenemos 3 líneas de producción: envasado (12 máquinas), mezclado (8 máquinas) y almacén (5 equipos de frío). Créalas todas.”

Configurar planes de mantenimiento

• “La máquina 17 necesita mantenimiento preventivo trimestral. Categoría 2.”
• “Todas las máquinas de la línea de envasado tienen revisión mensual, categoría 1. Confíguralas.”

Dar de alta empresas subcontratadas

• “Tenemos 3 empresas externas: Calibraciones S.L. para calibraciones, PestControl para control de plagas, y Seguridad Industrial para protección contra incendios. Confíguralas con sus periodicidades.”

Importar desde papel

• “Aquí está nuestro antiguo registro de mantenimiento en papel [foto/PDF]. Crea los activos y los planes a partir de esta información.”

Crear operarios

• “Tenemos 2 mecánicos (Juan y Pedro), 1 responsable de calidad (Ana) y 1 operario de producción (Luis). Créalos con sus roles.”

Diagnosticar una máquina

• “Dame el historial completo de la máquina 53: todas las intervenciones, incidencias, documentos y costes acumulados.”

13.2. Cómo funciona — Conversación paso a paso

Claude Desktop no es un formulario: es una conversación. Te va guiando y preguntando lo que necesita. Ejemplo real de puesta en marcha:

Puedes enviarle archivos Excel, fotos, PDFs y texto. Claude los interpreta y crea los registros automáticamente.

13.3. Gestión del día a día

Una vez configurada la aplicación, Claude Desktop sigue siendo útil para las tareas diarias. Puedes preguntarle en lenguaje natural:

Órdenes de trabajo y planificación

• “¿Qué órdenes de trabajo hay pendientes hoy?”
• “Genera el plan de mantenimiento mensual de junio.”
• “¿Qué intervenciones vencen en los próximos 30 días?”
• “Completa la orden de trabajo 1250 con 2 horas de parada.”

Diagnóstico y análisis

• “Diagnostica la máquina 17: historial completo de intervenciones, incidencias, documentos y costes.”
• “¿Qué máquinas tienen más averías este año?”
• “Dame un resumen del mantenimiento de 2025: costes, horas de parada e intervenciones por tipo.”

Estado y seguimiento

• “¿Qué máquinas están esperando repuestos?”
• “¿Qué intervenciones están pendientes de empresa externa?”
• “¿Cuánto hemos gastado en mantenimiento este año?”

Modificación de registros

• “Cambia el coste de mano de obra de la intervención 45 a 120 euros.”
• “Actualiza la marca de la máquina 41 a Siemens.”
• “Registra una intervención preventiva en la máquina 41 con fecha de hoy.”

Exportación

• “Expórtame a Excel las intervenciones de este año.”
• “Genera un Excel con el historial completo de la máquina 41.”

13.4. Ecosistema integrado — Consultas entre aplicaciones

Si tu empresa utiliza varias aplicaciones TrazIA (MaintenControl, CleanControl, ChecklistControl), Claude Desktop puede cruzar datos entre ellas en una sola pregunta. Ejemplo:

No necesitas abrir cada aplicación por separado — Claude Desktop accede a todas las que estén conectadas y te da una respuesta unificada.

13.5. Cómo conectar Claude Desktop a MaintenControl

13.6. Requisitos

13.7. Verificar que la conexión está activa

Tras reiniciar Claude Desktop puedes comprobar que la conexión funciona de dos formas:

• En Claude Desktop: ve a Configuración → Desarrolladores. Debe aparecer “MaintenControl” en estado conectado.
• En MaintenControl: en la pantalla de Licencia, debajo del botón de conexión, aparece el estado actual.
• Prueba rápida: escríbele a Claude Desktop “lista las máquinas activas de MaintenControl”. Si responde con tus datos, todo está correcto.

13.8. Compartir el asistente con otros usuarios de la empresa

Si varias personas de la empresa quieren usar el asistente IA (responsable de calidad, jefe de producción, técnicos), no es necesario instalar MaintenControl en sus PCs.

MaintenControl arranca automáticamente un servidor MCP de red (SSE) en segundo plano, en el puerto 5103. Cualquier usuario de la red local puede conectar su Claude Desktop a ese servidor mediante el instalador automático:

1. En el PC con MaintenControl, el administrador va a Licencia y localiza la sección “Claude Desktop para otros usuarios”.
2. Pulsa el botón “Descargar instalador para usuario remoto”. Se descarga el archivo instalar_trazia_mcp.bat.
3. Se envía ese archivo al otro usuario (por email, carpeta compartida o USB).
4. El otro usuario hace doble clic en el archivo .bat. El script configura automáticamente su Claude Desktop con la dirección correcta del servidor.
5. El usuario remoto reinicia Claude Desktop. Listo — ya puede hacer las mismas consultas desde su propio ordenador.

13.9. Privacidad y seguridad

13.10. Preguntas frecuentes sobre el asistente IA

¿Es necesario pagar algo para usar el asistente IA?

No. La integración con Claude Desktop es una funcionalidad estándar incluida en MaintenControl, no una suscripción premium ni un extra. Claude Desktop también es gratuito. Simplemente hay que descargarlo, conectarlo desde la pestaña Licencia, y listo.

¿Funciona sin conexión a internet?

La conexión entre MaintenControl y Claude Desktop es local y no requiere internet. Sin embargo, Claude Desktop utiliza los servidores de Anthropic para procesar las respuestas, por lo que sí requiere conexión a internet en el PC del usuario.

¿El asistente puede dañar los datos?

El asistente puede modificar registros si se lo pides explícitamente. Antes de confirmar cualquier cambio, Claude Desktop muestra qué acción va a realizar para que puedas revisarla.

¿Funciona con ChatGPT o Gemini?

De momento la integración directa está disponible para Claude Desktop. Estamos trabajando en compatibilidad con otros asistentes para próximas versiones.

14. Licencia

14.1. Cómo adquirir la licencia

La licencia se compra desde trazia.net/maintencontrol. Durante el proceso de pago:

1. Pulsa Comprar ahora en la página del producto.
2. En la pantalla de pago de Stripe, marca la casilla "Estoy comprando como empresa". Esto desplegará los campos de razón social, dirección fiscal y CIF/NIF.
3. En el campo de tarjeta verás la opción de usar Stripe Link. Pulsa "Pagar sin Link" e introduce los datos manualmente para que los datos de facturación sean correctos.
4. Completa el pago. Recibirás un email con acceso al área de cliente donde podrás copiar tu clave de licencia.

14.2. Periodo de prueba (Trial)

14.3. Código referido (30 días)

Si has llegado a MaintenControl a través de un colaborador, distribuidor o recomendación, es posible que dispongas de un código referido que extiende el trial de 15 a 30 días:

1. Durante el trial, ve a la sección Licencia desde el menú lateral.
2. Introduce el código referido en el campo correspondiente.
3. Pulsa Activar. El trial se extiende automáticamente a 30 días desde la fecha de instalación.

14.4. Activar la licencia

1. Ve a la sección Licencia desde el menú lateral.
2. Pega el token de licencia (64 caracteres) que recibiste por email tras la compra.
3. Pulsa Activar licencia.
4. El sistema verificará el token con trazia.net (requiere internet solo en este momento).
5. Una vez activada, la licencia queda vinculada a este equipo de forma permanente.

14.5. Estados de la licencia

14.6. Comprar en trazia.net

Para adquirir la licencia de MaintenControl:

1. Accede a trazia.net/maintencontrol desde cualquier navegador.
2. Revisa las características del producto y el precio.
3. Pulsa "Comprar ahora" y completa el pago con tarjeta vía Stripe.
4. Recibirás un email con tus credenciales del área de cliente.
5. Accede al área de cliente en trazia.net y copia el token de licencia.
6. Introdúcelo en MaintenControl (sección Licencia) para activar el programa.

14.7. Transferir la licencia a otro equipo

La licencia está vinculada al equipo donde se activó. Si necesitas cambiar de PC, contacta con soporte@trazia.net indicando tu número de licencia para gestionar la transferencia.

14.8. Preguntas frecuentes

¿Cuántas tablets puedo conectar?

No hay límite. Cualquier dispositivo en la misma red WiFi puede acceder a la tablet.

¿Puedo usar MaintenControl sin internet?

Sí. MaintenControl funciona completamente offline. Solo necesita internet para activar la licencia y para usar el módulo IA (opcional).

¿Cómo recupero los datos si cambio de PC?

Copia la carpeta C:\BackupMainten\ al nuevo equipo. Instala MaintenControl y restaura la copia de seguridad.

¿Puedo cambiar el idioma después de configurar el sistema?

Sí. Ve a Configuración > Empresa y cambia el idioma. El cambio se aplica inmediatamente a toda la interfaz.

¿Puedo importar mis activos y repuestos desde Excel?

Sí. El proceso recomendado es: crea primero un registro manualmente como modelo, expórtalo a Excel para obtener la plantilla con las columnas correctas, rellena el Excel con todos tus datos y vuelve a importarlo. Así te aseguras de que las columnas coincidan exactamente con lo que espera el programa. Consulta las secciones 4.5 (activos) y 9.5 (repuestos) para el detalle completo.

¿El asistente IA está incluido en la licencia?

Sí. Es una funcionalidad estándar del programa, no un módulo extra ni una suscripción premium. Descargas Claude Desktop (gratis), lo conectas desde Licencia, y ya tienes el asistente disponible. Puedes usarlo o no — es completamente opcional.

¿Qué pasa si un activo se desactiva?

El activo deja de aparecer en el calendario y la tablet, pero conserva todo su historial. Se puede reactivar en cualquier momento.

15. Importador de Datos

El Importador de Datos es una herramienta integrada en MaintenControl que permite fusionar y combinar ficheros Excel de forma visual, sin necesidad de software externo. Útil para consolidar exportaciones de diferentes períodos, migrar datos desde otro sistema o combinar información de varias fuentes.

Accede desde Configuración → 📊 Importador (se abre en una pestaña nueva del navegador).

15.1. Cuándo usarlo

• Fusionar el histórico de órdenes de trabajo de diferentes períodos en un solo fichero.
• Importar activos, repuestos o intervinientes exportados desde otro sistema.
• Combinar datos de dos instalaciones o delegaciones eliminando duplicados.
• Actualizar registros existentes con datos de una fuente externa.

15.2. Pasos de uso

1. Cargar ficheros: selecciona el fichero maestro (tu base principal, estructura de referencia) y el fichero fuente (los datos nuevos a incorporar). Ambos deben ser ficheros .xlsx o .xls.
2. Configurar: elige la columna clave que identifica unívocamente cada fila (por ejemplo, Código de activo o Número de OT) y el modo de resolución de conflictos.
3. Mapear columnas: asigna qué columna del fichero fuente corresponde a cada columna del fichero maestro. El sistema propone el mapeo automáticamente por similitud de nombres — revísalo y ajusta si es necesario.
4. Previsualizar y descargar: revisa el resumen (filas idénticas, filas nuevas, conflictos) y descarga el Excel resultante con todos los datos fusionados.

15.3. Modos de resolución de conflictos

Cuando una misma fila (identificada por la columna clave) existe en los dos ficheros con valores diferentes, el sistema te ofrece cuatro modos:

15.4. Resultado descargado

El fichero descargado (trazia_importacion.xlsx) contiene todas las filas en un único formato con las columnas del fichero maestro. Puedes importarlo directamente en MaintenControl usando los botones de importación de cada catálogo.