Manual de Usuario

1. Introduccion

1.1. Que es ProveeControl

ProveeControl es una aplicacion de escritorio para la gestion integral de proveedores en empresas del sector alimentario. Se instala en un PC de la empresa y todos los usuarios acceden desde el navegador a traves de la red local, sin necesidad de internet para el uso diario.

ProveeControl centraliza toda la informacion que las normas de seguridad alimentaria (IFS, BRC, FSSC 22000) exigen sobre los proveedores: documentacion actualizada, estado de homologacion, resultados de analisis, incidencias, reevaluaciones periodicas y trazabilidad completa de cada decision.

Panel de control: semaforo de proveedores, documentos caducados y estado general de un vistazo.

1.2. Para quien esta pensado

ProveeControl esta diseñado para tres perfiles principales dentro de la empresa:

• Responsable de calidad: gestiona las homologaciones, valida la documentacion, aprueba o rechaza proveedores, hace el seguimiento de analisis e incidencias, y prepara la informacion para auditorias.
• Departamento de compras: da de alta nuevos proveedores y materias, sube la documentacion que recibe de los proveedores, y consulta el estado de homologacion antes de hacer pedidos.
• Direccion: consulta el panel de control para ver de un vistazo cuantos proveedores estan al dia, cuantos tienen documentacion caducada y que incidencias hay abiertas.

1.3. La escena del auditor

Imagina esta situacion: un auditor de IFS llega a tu empresa y te pide ver la documentacion de los 5 proveedores principales de materias primas carnicas. Necesita fichas tecnicas vigentes, certificados sanitarios, resultados de analisis del ultimo año, el historial de incidencias, las actas de reevaluacion y la evidencia de que el proveedor fue aprobado formalmente.

Con ProveeControl, abres la ficha del proveedor y todo esta ahi: documentos con semaforo verde (vigentes), historico de analisis con resultados conforme/no conforme, incidencias cerradas con su resolucion, y la trazabilidad de quien aprobo al proveedor, cuando y con que documentacion. El auditor ve que tienes el control. Sin carpetas fisicas, sin buscar en el correo, sin hojas de calculo con enlaces rotos.

Ese es el objetivo de ProveeControl: que cuando llegue el auditor —o cuando tu misma necesites revisar un proveedor— toda la informacion este organizada, actualizada y accesible en 3 clics.

2. Panel de control

El panel de control es la primera pantalla que ves al entrar en ProveeControl. Muestra un resumen visual del estado de todos los proveedores y la documentacion, con alertas que te permiten actuar antes de que un problema se convierta en una no conformidad en auditoria.

Panel de control: semaforo de proveedores (en regla, incompleto, no conforme), documentos caducados y reevaluaciones pendientes.

2.1. Semaforo de proveedores

En la parte superior del panel veras tres indicadores de color que resumen el estado de homologacion de todos los proveedores activos:

Puedes hacer clic en cualquiera de los tres colores para filtrar la lista de proveedores y ver exactamente cuales estan en ese estado.

2.2. Alertas de caducidad

Debajo del semaforo, ProveeControl muestra una lista de documentos que caducan en los proximos 30 dias, ordenados por fecha de caducidad (los mas urgentes primero). Cada alerta indica:

• Nombre del proveedor
• Tipo de documento
• Fecha de caducidad
• Dias restantes

Pulsa sobre cualquier alerta para ir directamente a la ficha del proveedor y gestionar la renovacion.

2.3. Reevaluaciones pendientes

ProveeControl calcula automaticamente cuando toca la reevaluacion periodica de cada proveedor (normalmente anual). El panel muestra los proveedores cuya reevaluacion esta proxima o vencida. La reevaluacion implica revisar el historial de incidencias, analisis, cumplimiento documental y decidir si el proveedor mantiene su estado de aprobacion.

2.4. Incidencias abiertas

El panel muestra un contador de incidencias abiertas y un listado breve con las mas recientes. Las incidencias se clasifican por severidad (baja, media, alta, critica) y se vinculan siempre a un proveedor y/o una materia prima concreta.

3. Materias

La seccion Materias permite gestionar todas las materias primas, ingredientes, materiales de envasado y productos auxiliares que la empresa compra a sus proveedores. Cada materia se vincula a uno o varios proveedores, y la documentacion se gestiona por la combinacion materia + proveedor.

3.1. Crear una materia

1. Ve a Materias en el menu lateral y pulsa "Nueva materia".
2. Rellena los campos basicos:
   • Nombre: nombre descriptivo de la materia (por ejemplo, "Pechuga de pollo fresca").
   • Codigo: codigo interno de la empresa. Si no lo rellenas, ProveeControl asignara uno automaticamente.
   • Tipo de materia: selecciona del desplegable (materia prima carnica, vegetal, ingrediente, material de envasado, producto auxiliar, u otro tipo que hayas configurado).
   • Descripcion: detalles adicionales como formato, calibre, temperatura de recepcion, etc.
   • Observaciones: notas internas que no se muestran al proveedor.
3. Pulsa "Guardar".

Materias: lista con tipo, nivel de riesgo, estado y proveedores vinculados. Buscador y boton de detalle.

3.2. Vincular proveedores a una materia

Una materia puede tener varios proveedores aprobados. Para vincularlos:

1. Abre la ficha de la materia.
2. En la seccion "Proveedores", pulsa "Vincular proveedor".
3. Selecciona un proveedor del desplegable (si no existe, puedes crearlo desde aqui).
4. Indica si es el proveedor principal o alternativo.
5. Pulsa "Vincular".

En la ficha de la materia veras la lista de proveedores vinculados con el estado de homologacion y documentacion de cada uno, presentada como una tabla con semaforo.

3.3. Documentacion por proveedor

La documentacion de una materia no es generica: depende del proveedor que la suministra. Por eso, los documentos se gestionan a nivel de la relacion materia + proveedor. Desde la ficha de la materia, haz clic en un proveedor concreto para ver y gestionar sus documentos para esa materia:

• Documentos requeridos: segun el tipo de materia, ProveeControl muestra la lista de documentos que deberian estar disponibles (por ejemplo, ficha tecnica + certificado sanitario + analisis microbiologico para una materia prima carnica).
• Documentos subidos: para cada documento requerido, puedes subir el fichero correspondiente (PDF, imagen o documento escaneado). El sistema registra la fecha de subida, la fecha de caducidad y muestra el semaforo automaticamente.

3.4. Subir documentos

1. Desde la ficha de la materia, haz clic en el proveedor deseado.
2. Pulsa "Subir documento" junto al tipo de documento que quieres añadir.
3. Selecciona el fichero (PDF, JPG, PNG).
4. Indica la fecha de caducidad del documento (si aplica). Para documentos que no caducan, como una declaracion de alergenos sin fecha de revision, deja el campo vacio.
5. Pulsa "Subir".

ProveeControl renombra automaticamente el fichero con un formato normalizado (codigo proveedor + tipo documento + fecha) para mantener el orden. Si subes un documento que ya existe (mismo hash SHA256), el sistema te avisara para evitar duplicados.

3.5. Subir analisis

Los analisis (microbiologicos, fisico-quimicos, de residuos, etc.) tienen un tratamiento especial. Al subir un analisis, ademas del fichero debes indicar:

• Tipo de analisis: microbiologico, fisico-quimico, residuos plaguicidas, alergenos, etc.
• Fecha del analisis: cuando se realizo (no cuando caduca).
• Resultado: Conforme o No conforme.
• Observaciones: detalle del resultado si es necesario.

Si el resultado es No conforme, ProveeControl creara automaticamente una incidencia vinculada al proveedor, la materia y el analisis, para que no se te olvide gestionar la no conformidad.

3.6. Editar y eliminar materias

Puedes editar cualquier campo de una materia en cualquier momento. Para eliminar una materia, necesitas permisos de administrador. Al eliminar una materia, los documentos y analisis vinculados se conservan en el historial del proveedor.

4. Proveedores

La seccion Proveedores es el corazon de ProveeControl. Cada proveedor tiene una ficha completa con toda la informacion necesaria para cumplir los requisitos de las normas de seguridad alimentaria.

4.1. Crear un proveedor

1. Ve a Proveedores en el menu lateral y pulsa "Nuevo proveedor".
2. Rellena los datos basicos:
   • Nombre comercial: nombre por el que se conoce al proveedor.
   • Razon social: nombre legal completo (si es diferente del comercial).
   • CIF / NIF / VAT: identificacion fiscal. Se usa para deduplicar (no se puede repetir).
   • Codigo: codigo interno de la empresa para este proveedor (por ejemplo, PRV-001).
   • Direccion: direccion completa con poblacion, provincia y codigo postal.
   • Persona de contacto: nombre y cargo.
   • Telefono y email: datos de contacto principales.
3. Selecciona la via de homologacion:
   • Via A — Homologacion completa (proveedores criticos).
   • Via B — Homologacion documental (riesgo medio).
   • Via C — Homologacion simplificada (bajo riesgo).
4. Pulsa "Guardar". El proveedor se crea con estado "Pendiente" hasta que se complete la homologacion.

Proveedores: CIF, estado de homologacion, nivel de riesgo, materias vinculadas y semaforo documental.

4.2. Estado del proveedor

Cada proveedor tiene un estado de homologacion que determina si se le puede comprar:

El cambio de estado se realiza manualmente por un usuario con rol admin o resp_calidad. ProveeControl registra quien cambio el estado, cuando y con que justificacion (trazabilidad de aprobacion).

4.3. Nivel de riesgo

ProveeControl asigna automaticamente un nivel de riesgo a cada proveedor basandose en varios criterios:

• Tipo de materia que suministra (carnica = alto riesgo, auxiliar = bajo riesgo).
• Historial de incidencias (mas incidencias = mayor riesgo).
• Cumplimiento documental (documentos caducados = mayor riesgo).
• Certificaciones del proveedor (IFS/BRC certificado = menor riesgo).

El riesgo calculado puede ser bajo, medio o alto. El responsable de calidad puede ajustarlo manualmente si considera que el calculo automatico no refleja la realidad (por ejemplo, un proveedor historico de confianza con una incidencia puntual).

4.4. Trazabilidad de aprobacion

En la ficha del proveedor, la seccion "Historial de aprobacion" muestra una linea de tiempo con todos los cambios de estado:

• Fecha del cambio
• Estado anterior y estado nuevo
• Quien realizo el cambio (nombre y rol)
• Motivo o justificacion

Este historial es inmutable: no se puede editar ni eliminar. Es la evidencia que presentaras al auditor cuando pregunte "quien aprobo a este proveedor y con que criterio".

4.5. Documentos de empresa

Ademas de los documentos vinculados a cada materia, el proveedor puede tener documentos generales de empresa que aplican a todas las materias que suministra:

• Certificado IFS, BRC o FSSC 22000
• Seguro de responsabilidad civil
• Registro General Sanitario (RGSEAA)
• Cuestionario de homologacion cumplimentado
• Plan APPCC (resumen)
• Informe de auditoria presencial

Estos documentos se suben desde la pestaña "Documentos de empresa" en la ficha del proveedor. Tienen su propio semaforo de caducidad independiente de los documentos de materia.

4.6. Materias vinculadas

En la ficha del proveedor, la pestaña "Materias" muestra todas las materias primas que ese proveedor suministra, con el estado documental de cada una. Es la vista inversa de lo que ves en la ficha de la materia.

4.7. Solicitud de documentacion

Desde la ficha del proveedor puedes generar un documento imprimible profesional que lista todos los documentos que le faltan o que tiene caducados. Este documento se puede enviar al proveedor por email o en papel para solicitarle la renovacion. Consulta la seccion 10 para mas detalles.

4.8. Editar y dar de baja

Puedes editar los datos de un proveedor en cualquier momento. Para dar de baja a un proveedor, cambia su estado a "Baja" e indica el motivo. El proveedor desaparecera de las listas activas, pero todo su historial (documentos, analisis, incidencias, cambios de estado) se conserva indefinidamente para trazabilidad y auditorias.

5. Documentos

La gestion documental es una de las funciones principales de ProveeControl. Cada documento subido al sistema se clasifica, se le asigna una fecha de caducidad (si aplica) y se monitoriza automaticamente.

5.1. Dos naturalezas de documento

ProveeControl distingue dos tipos de documento segun su ciclo de vida:

5.2. Subir un documento

1. Desde la ficha del proveedor o de la materia, pulsa "Subir documento".
2. Selecciona el tipo de documento del catalogo (ficha tecnica, certificado sanitario, etc.).
3. Selecciona el fichero (PDF, JPG o PNG, maximo 10 MB).
4. Si es un registro, indica la fecha de caducidad. Si es un procedimiento, indica el numero de version y quien lo aprobo.
5. Pulsa "Subir".

5.3. Renombrado normalizado

Al subir un documento, ProveeControl lo renombra automaticamente con un formato estandar para mantener el orden en el sistema de archivos:

[Codigo_proveedor]_[Tipo_documento]_[Fecha_subida].pdf

Por ejemplo: PRV-001_Ficha_tecnica_2026-07-06.pdf. El fichero original se conserva internamente, pero en la interfaz y en las descargas veras siempre el nombre normalizado.

5.4. Hash SHA256 anti-duplicados

Cada vez que subes un fichero, ProveeControl calcula su huella digital (hash SHA256). Si intentas subir un fichero identico a uno que ya existe en el sistema (para el mismo proveedor y tipo de documento), te avisara:

• "Este documento ya existe": el fichero es exactamente el mismo. No se crea un duplicado.
• "Existe una version anterior de este tipo de documento": el fichero es diferente, pero ya hay otro documento del mismo tipo. Puedes decidir si sustituirlo (el anterior pasa al historial) o conservar ambos.

Especificaciones de compra: documentacion vinculada a cada materia con estado vigente/caducado.

5.5. Semaforo automatico

Para los documentos de tipo registro (con fecha de caducidad), ProveeControl aplica automaticamente un semaforo visual:

El semaforo se recalcula cada dia. Los documentos en ambar y rojo aparecen automaticamente en las alertas del panel de control.

6. Analisis

ProveeControl incluye un modulo dedicado para gestionar los resultados de analisis de laboratorio realizados sobre las materias primas que recibe la empresa. Los analisis son diferentes de los documentos normales: no tienen fecha de caducidad, sino fecha de realizacion y un resultado (conforme o no conforme).

6.1. Registrar un analisis

1. Desde la ficha de la materia, en la seccion de un proveedor concreto, pulsa "Nuevo analisis".
2. Se abrira un modal dedicado con los siguientes campos:
   • Tipo de analisis: selecciona del catalogo configurable (microbiologico, fisico-quimico, residuos plaguicidas, metales pesados, alergenos, OGM, etc.).
   • Fecha del analisis: fecha en que se realizo el analisis (no la fecha en que recibes el informe).
   • Laboratorio: nombre del laboratorio que realizo el analisis (opcional).
   • Numero de informe: referencia del informe del laboratorio (opcional).
   • Resultado: Conforme o No conforme.
   • Fichero: sube el informe del laboratorio en PDF.
   • Observaciones: notas sobre el resultado, parametros fuera de limite, etc.
3. Pulsa "Guardar".

6.2. Resultado No conforme

Cuando registras un analisis con resultado No conforme, ProveeControl genera automaticamente una incidencia vinculada al proveedor, la materia y el analisis. Esta incidencia aparecera en el panel de control y en la seccion de incidencias para su gestion y cierre.

Esto garantiza que ningun resultado no conforme quede sin gestionar. La incidencia automatica incluye:

• Referencia al analisis (tipo, fecha, laboratorio)
• Proveedor y materia afectados
• Severidad predeterminada a "alta" (modificable)
• Estado "Abierta" hasta que se resuelva

6.3. Historial de analisis

Desde la ficha de la materia o del proveedor, puedes consultar el historial completo de analisis. La vista muestra todos los analisis ordenados por fecha, con el resultado en color (verde para conforme, rojo para no conforme) y acceso directo al informe PDF del laboratorio.

Este historial es especialmente util en auditorias: el auditor puede ver de un vistazo la frecuencia de los analisis, la proporcion de conformes/no conformes y como se gestionaron las no conformidades.

7. Vulnerabilidad al fraude alimentario (VACCP)

7.1. Que es el fraude alimentario

El fraude alimentario es la adulteracion, sustitucion, dilucion o falsificacion de origen o etiquetado de una materia prima, realizada de forma intencionada y por motivo economico. A diferencia de la seguridad alimentaria (que cubre riesgos accidentales), el fraude implica un acto deliberado para obtener un beneficio economico a costa del comprador.

Ejemplos tipicos: sustitucion de manteca de cacao por grasas vegetales mas baratas, dilucion de aceite de oliva con aceites de menor calidad, falsificacion del origen geografico, adulteracion con aditivos no declarados.

7.2. Como lo gestiona ProveeControl

ProveeControl integra la evaluacion de fraude directamente en la ficha de cada materia. Los campos son:

Donde se define

1. Ve a Materias en el menu lateral.
2. Edita una materia (boton ✎).
3. En la seccion “Riesgo de fraude (VACCP)” del formulario de edicion, selecciona el nivel (alto/medio/bajo) y escribe la justificacion.
4. Guarda. La materia queda evaluada y aparece en el plan VACCP.

Vista del plan VACCP

La pagina Fraude (VACCP) del menu lateral muestra el plan completo: todas las materias evaluadas, ordenadas por nivel de riesgo (alto primero), con sus proveedores vinculados. Incluye:

• Estadisticas: cuantas materias en alto, medio y bajo.
• Filtro por nivel y buscador por nombre.
• Para cada materia: codigo, nombre, tipo, nivel (badge de color), justificacion y proveedores asociados.

El detalle de una materia (boton 👁) tambien muestra el nivel y la justificacion de fraude, junto con el semaforo de documentacion y los analisis de cada proveedor.

Plan VACCP: materias evaluadas con nivel de riesgo (alto/medio/bajo), justificacion y proveedores. Filtrable por nivel.

7.3. El ciclo cerrado del fraude

Lo que hace que IFS/BRC consideren el VACCP “implantado y eficaz” no es solo identificar las materias vulnerables, sino demostrar un ciclo completo de control. ProveeControl cubre los cinco pasos:

7.4. Ejemplo: manteca de cacao

La manteca de cacao es una de las materias primas mas adulteradas del mercado. Ejemplo de evaluacion en ProveeControl:

7.5. En auditoria

Cuando el auditor pida el analisis de vulnerabilidad al fraude alimentario:

1. Abre la pagina Fraude (VACCP): muestra el plan completo con todas las materias evaluadas, nivel y justificacion.
2. Para una materia de alto riesgo (ej: manteca de cacao), pulsa 👁 para abrir el detalle: proveedores aprobados, documentacion de autenticidad vigente (semaforo), historial de analisis y incidencias.
3. Esto demuestra el ciclo cerrado: identificacion → evaluacion → mitigacion → vigilancia → revision = VACCP implantado y eficaz.

7.6. Consulta via Claude Desktop

La herramienta MCP get_fraud_risk_assessment permite consultar el plan VACCP en lenguaje natural desde Claude Desktop. Ejemplos:

• “Que materias tienen riesgo de fraude alto?”
• “Muestrame el plan VACCP completo”
• “Cuantas materias estan evaluadas por fraude?”

La respuesta incluye: resumen estadistico (alto/medio/bajo), lista de materias con nivel, justificacion y proveedores. Consulta la seccion 15 (Claude Desktop) para la configuracion.

8. Incidencias

Las incidencias registran cualquier problema relacionado con un proveedor o una materia prima: productos defectuosos, documentacion falsa, incumplimiento de especificaciones, resultados analiticos no conformes, retrasos sistematicos, etc.

8.1. Crear una incidencia

1. Ve a Incidencias en el menu lateral y pulsa "Nueva incidencia".
2. Rellena los campos:
   • Titulo: descripcion breve del problema (por ejemplo, "Listeria detectada en lote 240601 pechuga pollo").
   • Proveedor: selecciona el proveedor implicado.
   • Materia: selecciona la materia afectada (opcional si es una incidencia general del proveedor).
   • Analisis: si la incidencia proviene de un analisis no conforme, vinculalo aqui.
   • Severidad: baja, media, alta o critica.
   • Descripcion: detalle completo del problema, incluyendo lote, fecha de recepcion, cantidad afectada, etc.
   • Detectado por: nombre de la persona que detecto el problema.
3. Pulsa "Guardar". La incidencia se crea con estado "Abierta".

Incidencias: no conformidades abiertas y cerradas con proveedor, materia, gravedad y estado.

8.2. Gestionar una incidencia

Las incidencias siguen un ciclo de vida simple:

8.3. Cerrar una incidencia

1. Abre la incidencia y pulsa "Cerrar incidencia".
2. Rellena los campos de resolucion:
   • Accion correctiva: que se hizo para resolver el problema.
   • Resuelta por: quien tomo la decision de cierre.
   • Observaciones: notas adicionales, compromisos del proveedor, etc.
3. Pulsa "Confirmar cierre".

La incidencia cerrada queda en el historial del proveedor. Las incidencias acumuladas influyen en el calculo automatico del nivel de riesgo del proveedor y se tienen en cuenta en las reevaluaciones periodicas.

9. Procedimientos

La seccion Procedimientos gestiona los documentos internos del sistema de calidad que estan relacionados con la gestion de proveedores. A diferencia de los documentos de proveedor (que tienen fecha de caducidad), los procedimientos se controlan por version.

9.1. Tipos de procedimiento habituales

• Procedimiento de homologacion y evaluacion de proveedores
• Procedimiento de recepcion de materias primas
• Plan de control analitico
• Procedimiento de gestion de incidencias con proveedores
• Procedimiento de reevaluacion periodica
• Instruccion de trabajo para la verificacion documental
• Cuestionario de homologacion (plantilla)

9.2. Crear un procedimiento

1. Ve a Procedimientos en el menu lateral y pulsa "Nuevo procedimiento".
2. Rellena los campos:
   • Titulo: nombre descriptivo (por ejemplo, "Procedimiento de homologacion de proveedores").
   • Codigo: codigo interno del documento (por ejemplo, PR-PRV-01).
   • Tipo: selecciona del catalogo configurable (procedimiento, instruccion de trabajo, registro, plantilla).
   • Version: numero de version (v1, v2, etc.).
   • Aprobado por: selecciona del desplegable de usuarios con rol admin o resp_calidad.
   • Fecha de aprobacion: fecha en que se aprobo esta version.
   • Fichero: sube el documento PDF.
3. Pulsa "Guardar".

9.3. Control de versiones

Cuando necesites actualizar un procedimiento:

1. Abre el procedimiento existente.
2. Pulsa "Nueva version".
3. Sube el nuevo fichero, indica el nuevo numero de version y quien lo aprobo.
4. La version anterior queda en el historial marcada como "sustituida", pero sigue siendo accesible.

ProveeControl muestra siempre la version vigente del procedimiento, con un enlace al historial de versiones para trazabilidad.

10. Informes

ProveeControl genera tres informes predefinidos diseñados para cubrir las necesidades mas habituales en auditorias y en la revision periodica de proveedores. Todos los informes se pueden exportar a Excel para su archivo o procesamiento posterior.

Informes: generador de informes con filtros por tipo, proveedor y rango de fechas. Exportable a Excel.

10.1. Informe de estado de homologacion

Muestra un listado de todos los proveedores activos con su estado actual (aprobado, condicional, no aprobado), via de homologacion, nivel de riesgo, fecha de ultima reevaluacion y fecha de proxima reevaluacion.

Uso tipico: responder a la pregunta del auditor "muestrame el listado de proveedores aprobados con su clasificacion de riesgo".

Filtros disponibles:

• Por estado (aprobado, condicional, no aprobado, todos)
• Por via de homologacion (A, B, C, todas)
• Por tipo de materia

10.2. Informe de documentacion por materia

Para cada materia, muestra una matriz con los proveedores aprobados y el estado de cada documento requerido segun el tipo de materia. Es una vista matricial que permite ver de un vistazo que documentos faltan, cuales estan vigentes y cuales caducados.

Uso tipico: responder a "muestrame la documentacion de todas las materias primas carnicas y que proveedores las suministran".

Filtros disponibles:

• Por tipo de materia
• Por proveedor
• Mostrar solo documentos con problemas (ambar o rojo)

10.3. Informe de documentos caducados

Lista todos los documentos cuya fecha de caducidad ya ha pasado o que caduca en los proximos 30 dias. Incluye tanto los documentos de materia (por proveedor) como los documentos generales de empresa.

Uso tipico: preparar la lista de documentos a reclamar a los proveedores antes de una auditoria o como tarea periodica semanal.

Filtros disponibles:

• Solo caducados / solo proximos a caducar / ambos
• Por proveedor
• Por tipo de documento

10.4. Exportar a Excel

Todos los informes tienen un boton "Exportar a Excel" que genera un fichero .xlsx con los datos del informe. El fichero Excel incluye:

• Cabecera con el nombre de la empresa, titulo del informe y fecha de generacion.
• Los datos del informe en formato tabla con filtros de Excel aplicados.
• Formato condicional en la columna de estado (verde/ambar/rojo) para facilitar la lectura visual.

11. Solicitud de documentacion

Una de las tareas mas habituales del responsable de calidad es reclamar documentacion a los proveedores: fichas tecnicas caducadas, certificados no renovados, analisis pendientes, etc. ProveeControl automatiza la generacion de este documento de solicitud.

11.1. Generar una solicitud

1. Abre la ficha del proveedor al que quieres solicitar documentacion.
2. Pulsa el boton "Solicitud de documentacion".
3. ProveeControl genera automaticamente un documento PDF profesional que incluye:
   • Cabecera con el logo y los datos de tu empresa.
   • Datos del proveedor destinatario (nombre, CIF, persona de contacto).
   • Listado de documentos solicitados, indicando para cada uno:
     • Tipo de documento
     • Materia a la que aplica (si es especifico de una materia)
     • Estado actual (caducado, no recibido, proximo a caducar)
     • Fecha de caducidad (si estaba caducado)
   • Fecha de la solicitud y plazo de respuesta sugerido (configurable).
   • Firma del responsable de calidad (nombre y cargo).
4. Descarga el PDF o imprimelo directamente.

11.2. Que documentos se incluyen

La solicitud incluye automaticamente:

• Documentos requeridos por la via de homologacion del proveedor que aun no se han recibido.
• Documentos requeridos por el tipo de materia que aun no se han subido.
• Documentos que estan caducados (la solicitud pide la version renovada).
• Documentos que caducan en los proximos 30 dias (solicitud preventiva).

Puedes editar la lista antes de generar el PDF, añadiendo o quitando documentos segun convenga.

11.3. Envio

ProveeControl no envia el documento por email automaticamente. El PDF generado lo envias tu por el canal habitual (email, plataforma de proveedores, correo postal, etc.). Esto es intencionado: el control de la comunicacion con el proveedor lo tienes tu, no un sistema automatico.

12. Portal de Proveedor

El Portal de Proveedor permite que tus proveedores gestionen su propia documentacion desde un navegador web, sin necesidad de instalar nada. El proveedor recibe un enlace por email, accede al portal y puede ver que documentos necesita, cuales ya estan vigentes, descargar plantillas y subir la documentacion requerida.

12.1. Configuracion previa

Antes de usar el portal, configura estos dos campos en Configuracion → Empresa, seccion Portal de Proveedor:

• Email empresa: el correo electronico con el que tu empresa se identifica ante los proveedores (normalmente el email de calidad o el email de compra de la licencia).
• API Key portal: la clave que conecta tu ProveeControl con el portal web de TrazIA. Si no la tienes, solicitala en contacto@trazia.net.

12.2. Enviar acceso al proveedor

Para que un proveedor acceda al portal:

1. Asegurate de que el proveedor tiene un email configurado en su ficha.
2. Abre la ficha del proveedor (boton 👁️).
3. Pulsa el boton naranja 📧 Enviar acceso portal.
4. Opcionalmente, escribe un mensaje personalizado para el proveedor (por ejemplo: "Por favor, sube la documentacion pendiente antes del 30 de septiembre").
5. Pulsa Aceptar. El proveedor recibira un email con un enlace de acceso valido durante 30 dias.

12.3. Que ve el proveedor

Al acceder al portal, el proveedor ve:

• Semaforo general con el estado de su documentacion (documentos validados, pendientes y faltantes).
• Documentos requeridos segun la via de homologacion asignada y los documentos de empresa.
• Cada documento muestra su estado actual:
  • ✅ Vigente (en verde) — el documento ya esta en ProveeControl y no ha caducado. Se muestra la fecha de caducidad.
  • ⚠️ Caducado (en ambar) — el documento existe pero ha caducado.
  • ❌ No subido (en rojo) — no hay documento registrado.
• El proveedor puede subir documentos en cualquier estado (incluso si esta vigente, para renovar antes de que caduque).
• Si hay plantillas para descargar, aparece una seccion donde el proveedor puede descargarlas, rellenarlas y subirlas como parte de su documentacion.

12.4. Plantillas vinculadas a documentos

Puedes vincular una plantilla (Word, PDF) a cualquier documento requerido para que el proveedor la descargue y la rellene:

1. Primero, sube la plantilla en Configuracion → Plantillas (boton "+ Crear"). Dale un nombre descriptivo y selecciona la via de homologacion o "General".
2. Despues, ve a Configuracion → Vias de homologacion (o Documentos de proveedor).
3. Al lado de cada documento requerido veras el boton 📎 Plantilla.
4. Al pulsarlo, se abre un selector visual con todas las plantillas disponibles. Haz clic en la que quieras vincular.
5. Una vez vinculada, aparecen tres botones:
   • 📎 nombre (violeta): descarga la plantilla.
   • Visualizar (azul): abre la plantilla en el navegador.
   • Quitar plantilla (amarillo): desvincula la plantilla sin eliminarla.

12.5. Sincronizar documentos

Cuando un proveedor sube documentos desde el portal, puedes descargarlos a ProveeControl:

1. Abre la ficha de cualquier proveedor.
2. Pulsa el boton violeta 🔄 Sincronizar portal.
3. ProveeControl descargara todos los documentos nuevos que los proveedores hayan subido y los guardara en la base de datos local.
4. Los documentos aparecen con la marca origen portal para distinguirlos de los subidos manualmente.

Despues de sincronizar, puedes validar o rechazar los documentos descargados de la forma habitual.

12.6. Mensaje del cliente

El mensaje que escribes al enviar acceso aparece destacado en el portal del proveedor, en un recuadro visible. Usalo para comunicar plazos, instrucciones especificas o cualquier indicacion relevante para la homologacion.

13. Importacion Excel

ProveeControl permite importar proveedores y materias desde ficheros Excel para facilitar la carga inicial de datos o la migracion desde otro sistema.

13.1. Importar proveedores

1. Ve a Proveedores y pulsa "Importar Excel".
2. Descarga la plantilla pulsando "Descargar plantilla". El fichero Excel incluye las columnas necesarias con ejemplos.
3. Rellena la plantilla con los datos de tus proveedores. Las columnas disponibles son:

   Columna	Obligatoria	Descripcion
   nombre	Si	Nombre comercial del proveedor
   cif	Si	CIF/NIF/VAT (se usa para deduplicar)
   codigo	No	Codigo interno (si no se indica, se autogenera)
   direccion	No	Direccion completa
   contacto	No	Persona de contacto
   telefono	No	Telefono de contacto
   email	No	Email de contacto
   via_homologacion	No	A, B o C (por defecto: B)
   estado	No	aprobado, condicional, no_aprobado (por defecto: condicional)
   observaciones	No	Notas internas

4. Sube el fichero Excel. ProveeControl mostrara un resumen con los registros encontrados, los duplicados detectados y los errores (si los hay).
5. Revisa el resumen y pulsa "Confirmar importacion".

13.2. Importar materias

El proceso es identico al de proveedores. La plantilla de materias incluye las columnas:

13.3. Deduplicacion

La deduplicacion se aplica en este orden de prioridad:

1. Por CIF/NIF (proveedores): si existe un proveedor con el mismo CIF, se actualiza en lugar de crear uno nuevo.
2. Por codigo: si existe un registro con el mismo codigo, se actualiza.
3. Por nombre exacto: si coincide exactamente el nombre (mayusculas incluidas), se actualiza.

Puedes importar el mismo fichero Excel varias veces sin riesgo de duplicados. Solo se añaden o actualizan registros, nunca se eliminan los existentes.

14. Configuracion

La seccion de Configuracion permite personalizar ProveeControl para adaptarlo a los procedimientos de tu empresa. Accede desde el menu lateral (solo usuarios con rol admin).

14.1. Empresa

Nombre de la empresa, logo, codigo de documento, revision y seleccion de idioma (catalan, castellano o ingles). Estos datos aparecen en las cabeceras de los informes y en las solicitudes de documentacion. Tambien se configuran aqui los datos del Portal de Proveedor: email de empresa y API key (ver seccion 12.1).

Configuracion: datos de empresa, operarios, catalogos de documentos, tipos de materia y vias de homologacion.

14.2. Operarios

Gestion de usuarios: nombre, PIN de acceso, rol (admin, resp_calidad, compras) y codigo de operario. Puedes crear, editar, desactivar y reactivar usuarios. Los usuarios desactivados no pueden iniciar sesion pero su nombre aparece en los historiales.

14.3. Catalogo de documentos

Lista maestra de tipos de documento disponibles en toda la aplicacion. Cada tipo de documento tiene un nombre y una descripcion. Los tipos que añadas aqui estaran disponibles en los desplegables al subir documentos, al configurar los requisitos de las vias de homologacion y al configurar los documentos requeridos por tipo de materia.

14.4. Tipos de materia

Define los tipos de materia (materia prima carnica, vegetal, ingrediente, material de envasado, producto auxiliar, etc.) y para cada tipo, indica los documentos requeridos. Estos requisitos se aplican automaticamente cuando creas una nueva materia de ese tipo.

14.5. Vias de homologacion

Configura las 3 vias de homologacion (A, B, C) y los documentos requeridos para cada una. Los documentos de via se exigen a nivel de proveedor (no de materia). Cuando asignas una via a un proveedor, ProveeControl comprueba automaticamente que tiene todos los documentos requeridos. Cada documento requerido puede tener una plantilla vinculada que el proveedor podra descargar desde el Portal de Proveedor (ver seccion 12.4).

14.5b. Plantillas

Sube aqui las plantillas (Word, PDF) que necesitas que los proveedores rellenen. Cada plantilla tiene un nombre descriptivo y una via de homologacion (o "General"). Una vez subidas, puedes vincularlas a los documentos requeridos de las vias o de proveedor. El proveedor las vera en el portal para descargarlas, rellenarlas y subirlas como parte de su documentacion.

14.6. Documentos de proveedor

Ademas de los documentos por via y por tipo de materia, puedes definir documentos genericos que se solicitan a todos los proveedores independientemente de su via (por ejemplo, el seguro de responsabilidad civil o el certificado RGSEAA).

14.7. Tipos de analisis

Catalogo de tipos de analisis disponibles en el desplegable al registrar un analisis: microbiologico, fisico-quimico, residuos plaguicidas, metales pesados, alergenos, OGM, etc. Añade los que necesite tu empresa segun las materias que trabaje.

14.8. Tipos de procedimiento

Catalogo de tipos de procedimiento para clasificar los documentos internos del sistema de calidad: procedimiento, instruccion de trabajo, registro, plantilla, manual, etc.

14.9. Backup

Gestion de copias de seguridad. Muestra la lista de backups disponibles con fecha y tamaño. Permite forzar un backup manual, restaurar un backup anterior y configurar la retencion (por defecto, 30 dias).

15. Claude Desktop

ProveeControl se integra con Claude Desktop (el asistente de inteligencia artificial de Anthropic) a traves del protocolo MCP (Model Context Protocol). Esta integracion te permite interactuar con ProveeControl usando lenguaje natural, como si hablaras con un asistente que conoce todos tus proveedores, materias y documentos.

15.1. Como funciona la conexion

Al arrancar, ProveeControl lanza automaticamente un servidor MCP en segundo plano (puerto 5110). Claude Desktop se conecta a este servidor y obtiene acceso a un conjunto de herramientas que le permiten consultar y, en algunos casos, registrar informacion en ProveeControl.

La conexion se configura una sola vez desde Licencia → Conectar con Claude Desktop (consulta la Guia de Instalacion, seccion 7).

15.2. Herramientas disponibles

Las herramientas MCP se dividen en dos categorias:

Herramientas de lectura (consulta)

• get_proveedores: lista de proveedores con filtros por estado, via, riesgo.
• get_proveedor_detalle: ficha completa de un proveedor con documentos, materias, incidencias e historial.
• get_materias: lista de materias con proveedores vinculados y estado documental.
• get_documentos_caducados: documentos caducados o proximos a caducar.
• get_incidencias: incidencias abiertas con detalle de proveedor y materia.
• get_analisis: historial de analisis con resultados.
• get_estadisticas: resumen del panel de control en formato texto.
• get_configuracion_actual: parametros de configuracion vigentes.
• guia_configuracion_inicial: pasos recomendados para la puesta en marcha.
• get_fraud_risk_assessment: plan VACCP de vulnerabilidad al fraude por materia, con nivel, justificacion y proveedores.

Herramientas de escritura

• registrar_documento: registra un documento para un proveedor o materia, indicando tipo, fecha de caducidad y resultado (conforme/no conforme para analisis).
• configurar_empresa: establece los datos basicos de la empresa.
• copiar_operarios_otra_app: importa operarios desde otra app TrazIA del mismo PC.

15.3. Ejemplos de uso

Abre Claude Desktop y escribele directamente:

• "Que proveedores tienen documentacion caducada en ProveeControl?"
• "Dame el detalle completo del proveedor Cargill"
• "Cuantas incidencias abiertas hay este mes?"
• "Que documentos le faltan al proveedor PRV-015 para completar la via A?"
• "Registra la ficha tecnica del proveedor Frigorificos Garcia con caducidad 31/12/2027"
• "Genera un resumen del estado de homologacion de todos los proveedores de materia prima carnica"

15.4. Reglas de verificacion

Las herramientas de consulta que devuelven datos criticos (estadisticas, incidencias, configuracion) incluyen una advertencia automatica que recuerda a Claude que los datos provienen directamente de la base de datos y que debe usar siempre la herramienta especifica en lugar de inventar datos.

16. Licencia

16.1. Periodo de prueba (Trial)

16.2. Codigo referido

Si has recibido un codigo referido de un colaborador o distribuidor de TrazIA, puedes introducirlo en la pagina de Licencia para ampliar el periodo de prueba a 30 dias. El codigo referido esta siempre visible en la pagina de Licencia, tanto durante el trial como despues de activar.

16.3. Activar la licencia

1. Compra la licencia en trazia.net (425 € pago unico).
2. Recibiras un token de 64 caracteres por email.
3. En ProveeControl, ve a Configuracion → Licencia.
4. Pega el token y pulsa "Activar licencia".
5. El sistema verificara la licencia con el servidor de trazia.net (necesita internet en este momento).
6. Si la activacion es correcta, la licencia queda vinculada a tu equipo de forma permanente.

16.4. Transferencia de licencia

La licencia esta vinculada al equipo donde se activa. Si cambias de PC, contacta con contacto@trazia.net para transferir la licencia al nuevo equipo. La transferencia es gratuita e inmediata.

16.5. Uso sin internet

ProveeControl solo necesita internet en dos momentos:

• Al activar la licencia (una unica vez).
• Para verificaciones periodicas de licencia (si hay internet disponible; si no, el programa sigue funcionando con normalidad).

El uso diario de la aplicacion no requiere internet en ningun momento. Todos los datos se almacenan localmente en el PC de la empresa.